Această Politică explică ce date cu caracter personal prelucrează Casafy, de ce le prelucrează, cu cine le poate partaja, cât timp le păstrează și ce drepturi aveți. Pentru întrebări privind protecția datelor: privacy.casafy.ro@gmail.com.

1. Cine este operatorul datelor și cui se aplică această Politică

Platforma Casafy, disponibilă prin www.casafy.ro și prin serviciile digitale operate sub marca Casafy, este operată de PROVIDENCE 1129 TEHNOLOGIES S.R.L. („Casafy”, „noi”, „nouă”). În sensul Regulamentului (UE) 2016/679 privind protecția datelor („GDPR”), PROVIDENCE 1129 TEHNOLOGIES S.R.L. este operatorul datelor cu caracter personal prelucrate pentru funcționarea Platformei, în situațiile în care stabilește scopurile și mijloacele prelucrării.

Prezenta Politică se aplică vizitatorilor site-ului, persoanelor care creează sau utilizează un cont, Clienților care transmit solicitări, Prestatorilor care își creează profiluri ori primesc oportunități, persoanelor care utilizează Casafy AI și persoanelor care interacționează cu Casafy prin canalele de suport, marketing sau recrutare de Prestatori.

Pentru aspectele privind condițiile de utilizare a Platformei se aplică Termenii și Condițiile. Pentru modul de funcționare și limitările Casafy AI se aplică Politica de utilizare a Casafy AI. Pentru cookie-uri și tehnologii similare se aplică Politica privind modulele cookie.

2. Principiile pe care le aplicăm

Casafy urmărește ca prelucrarea datelor cu caracter personal să respecte principiile prevăzute de GDPR, inclusiv:

• legalitate, echitate și transparență;
• limitarea prelucrării la scopuri determinate, explicite și legitime;
• reducerea la minimum a datelor colectate;
• menținerea datelor exacte și, atunci când este necesar, actualizate;
• păstrarea datelor numai atât timp cât este necesar sau impus de lege;
• integritatea, confidențialitatea și securitatea datelor;
• responsabilitatea Casafy de a putea demonstra respectarea acestor principii.

3. Ce categorii de date putem prelucra

3.1 Date de cont și identificare

• nume și prenume;
• adresă de e-mail și număr de telefon;
• date de autentificare și informații privind securitatea contului;
• preferințe, limbă, setări și tipul de cont.

Casafy nu are nevoie, în mod obișnuit, de copii ale actului de identitate pentru simpla creare a unui cont. Dacă o verificare justificată necesită un document care conține un număr național de identificare (de exemplu CNP, seria sau numărul actului), vom limita prelucrarea la ceea ce este necesar și vom aplica măsuri suplimentare de acces, minimizare și securitate.

3.2 Date privind solicitările Clienților

• categoria și descrierea serviciului sau problemei;
• localitatea, zona, adresa sau alte informații de localizare necesare executării serviciului;
• preferințe privind data, intervalul orar, urgența, bugetul sau alte condiții ale solicitării;
• fotografii, videoclipuri, documente ori alte fișiere încărcate;
• informațiile generate sau structurate de Casafy AI pentru solicitarea respectivă.

Vă rugăm să nu includeți în fotografii, documente sau descrieri date despre alte persoane care nu sunt necesare pentru solicitare, precum acte de identitate, date bancare, parole sau informații sensibile.

3.3 Date privind Prestatorii

• date profesionale și de contact;
• denumirea formei de organizare, date despre activitatea profesională și zona de prestare;
• categorii, specializări, disponibilitate și rază de deplasare;
• calificări, certificări, autorizații, experiență, portofoliu și informații privind garanția oferită;
• statusul verificărilor efectuate de Casafy și, atunci când este justificat, documentele utilizate pentru verificare;
• informații despre oportunitățile vizualizate, acceptate, refuzate sau la care Prestatorul a răspuns.

3.4 Date din comunicări, Job Space și suport

• mesaje, conversații și fișiere transmise prin Platformă;
• oferte, statusul lucrării, confirmarea finalizării, probleme raportate și informații privind garanția;
• recenzii, evaluări și răspunsuri la acestea;
• cereri de suport, reclamații și corespondența cu Casafy.

3.5 Date privind creditele și facturarea

• achiziții și consum de credite Casafy;
• informații de facturare și date fiscale necesare emiterii documentelor contabile;
• identificatori și statusuri de tranzacție furnizate de procesatorii de plăți.

Plata serviciului executat de Prestator se realizează direct între Client și Prestator. Casafy nu colectează și nu procesează plata lucrării în sine, cu excepția informațiilor pe care părțile aleg să le transmită în Platformă.

3.6 Date tehnice și de securitate

• adresă IP, identificatori tehnici, tipul dispozitivului și al browserului;
• sistem de operare, limbă, fus orar și informații tehnice similare;
• loguri de autentificare, acces și securitate;
• evenimente privind utilizarea funcționalităților Platformei, în măsura necesară funcționării, securității și analizei serviciului.

3.7 Date pentru marketing și comunicări

• datele de contact utilizate pentru comunicări comerciale;
• consimțământul, retragerea consimțământului și preferințele de comunicare;
• date privind interacțiunea cu mesajele, atunci când tehnologia utilizată și consimțământul permit acest lucru.

4. De unde obținem datele

Putem obține datele cu caracter personal din următoarele surse:

• direct de la dumneavoastră, prin formulare, cont, solicitări, chat, Casafy AI, suport sau alte interacțiuni;
• automat, atunci când utilizați Platforma, prin loguri și tehnologii necesare funcționării ori, după caz, prin cookie-uri pentru care v-ați exprimat consimțământul;
• de la alți Utilizatori, de exemplu atunci când un Client sau Prestator vă menționează în cadrul unei comunicări, recenzii sau recomandări;
• de la furnizori contractuali, precum procesatori de plăți, servicii de verificare, infrastructură, comunicații sau securitate;
• din surse profesionale ori comerciale disponibile public, precum site-uri de firme, directoare profesionale, pagini de business sau registre publice, atunci când Casafy contactează potențiali Prestatori ori verifică informații profesionale relevante.

Atunci când datele nu sunt obținute direct de la persoana vizată, Casafy va furniza informațiile prevăzute de GDPR în termenul și condițiile aplicabile, inclusiv, de regulă, la primul contact relevant sau cel târziu în termenul legal aplicabil.

5. Scopurile prelucrării și temeiurile juridice

5.1 Crearea și administrarea contului

Prelucrăm datele necesare pentru crearea contului, autentificare, menținerea profilului, furnizarea funcționalităților și comunicarea operațională. Temeiul juridic este, în principal, executarea contractului sau efectuarea demersurilor la cererea persoanei înainte de încheierea contractului.

5.2 Crearea, structurarea și gestionarea solicitărilor

Prelucrăm informațiile furnizate de Client pentru a crea solicitarea, a clarifica nevoia, a identifica categoria și specializarea relevantă și a facilita contactul cu Prestatori compatibili. Temeiul este, în principal, executarea contractului cu Utilizatorul.

5.3 Matching și distribuirea oportunităților

Prelucrăm informații despre cerere și Prestatori pentru a determina eligibilitatea și compatibilitatea, a ordona rezultatele și a distribui oportunitățile în Platformă. Temeiul este executarea contractului și, pentru anumite mecanisme de optimizare, securitate sau echilibrare a Platformei, interesul legitim al Casafy de a opera un marketplace relevant, sigur și funcțional.

5.4 Casafy AI

Prelucrăm textul conversației, fișierele furnizate și informațiile asociate solicitării pentru a furniza funcționalitatea Casafy AI, a structura cererea și a genera răspunsuri orientative. Temeiul este, în principal, executarea serviciului solicitat de Utilizator. Orice utilizare suplimentară pentru analiză, îmbunătățire sau dezvoltare se va realiza numai dacă există un temei juridic adecvat și în conformitate cu informările aplicabile.

5.5 Verificarea Prestatorilor și protejarea încrederii în Platformă

Putem verifica identitatea profesională, calificările, autorizațiile, certificările, experiența sau alte informații relevante pentru categoria de servicii. Temeiul poate fi executarea contractului, demersurile precontractuale, interesul legitim privind siguranța și încrederea în Platformă și, atunci când este cazul, îndeplinirea unei obligații legale.

5.6 Credite, plăți către Casafy și contabilitate

Prelucrăm datele necesare achiziționării și evidenței creditelor, facturării, contabilității și prevenirii fraudelor. Temeiurile pot include executarea contractului, obligațiile legale și interesul legitim privind prevenirea fraudelor.

5.7 Securitate, prevenirea fraudei și apărarea drepturilor

Prelucrăm date tehnice, loguri și informații relevante pentru securizarea Platformei, detectarea utilizărilor abuzive, investigarea incidentelor, prevenirea fraudelor și constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi. Temeiul este interesul legitim al Casafy și, după caz, îndeplinirea unor obligații legale.

5.8 Suport, reclamații și soluționarea problemelor

Prelucrăm datele necesare pentru a răspunde solicitărilor de suport, a analiza plângeri, a facilita comunicarea între părți și a gestiona incidentele legate de utilizarea Platformei. Temeiul poate fi executarea contractului, interesul legitim sau obligația legală, în funcție de situație.

5.9 Marketing direct

Comunicările comerciale prin e-mail, SMS sau canale similare sunt transmise pe baza consimțământului dumneavoastră sau în alte situații permise expres de legislația aplicabilă. Vă puteți retrage consimțământul sau vă puteți opune oricând comunicărilor comerciale, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare.

5.10 Recrutarea organică a Prestatorilor

Casafy poate utiliza date profesionale și de contact disponibile public pentru a invita potențiali Prestatori să afle despre Platformă. Temeiul este interesul legitim al Casafy de a dezvolta oferta de servicii a marketplace-ului, cu respectarea dreptului persoanei de a se opune. Dacă persoana se opune, Casafy va înceta contactarea în scopul respectiv, cu excepția păstrării unui minim de informații necesar pentru respectarea opțiunii de a nu mai fi contactată.

6. Casafy AI și datele personale

Casafy AI este un sistem automatizat de asistență. Atunci când îl utilizați, informațiile pe care le introduceți pot fi prelucrate pentru a genera răspunsul, pentru a structura solicitarea și pentru a identifica tipul de Prestator relevant.

• Nu introduceți parole, coduri de autentificare, date bancare complete sau documente de identitate dacă nu sunt strict necesare.
• Evitați transmiterea datelor sensibile ori confidențiale care nu au legătură cu solicitarea.
• Dacă încărcați imagini sau documente, verificați ca acestea să nu conțină date ale altor persoane care nu sunt necesare.

Pentru furnizarea acestei funcționalități, Casafy poate utiliza furnizori externi de infrastructură sau tehnologii AI. Aceștia vor primi numai datele necesare serviciului, în condițiile contractuale și de protecție a datelor aplicabile.

Politica de utilizare a Casafy AI explică separat natura orientativă a răspunsurilor, limitările tehnologiei și regulile de utilizare.

7. Matching automatizat, profilare și ordonarea Prestatorilor

Casafy utilizează procese automatizate pentru a analiza compatibilitatea dintre solicitări și Prestatori. În funcție de funcționalitățile disponibile, pot fi avute în vedere criterii precum categoria, specializarea, zona geografică, distanța, disponibilitatea declarată, condiții specifice serviciului, documente sau calificări necesare și alte informații relevante pentru cerere.

Aceste procese pot implica profilare în sensul GDPR. Casafy nu încheie automat contractul dintre Client și Prestator, iar alegerea Prestatorului aparține Clientului. Matching-ul poate influența ordinea sau momentul în care un Prestator primește o oportunitate, însă nu reprezintă o garanție de obținere a lucrării.

Casafy urmărește să evite utilizarea unor criterii discriminatorii sau a unor date sensibile fără un temei legal adecvat. În măsura în care o prelucrare ar constitui o decizie exclusiv automatizată care produce efecte juridice sau afectează în mod similar semnificativ o persoană, Casafy va aplica garanțiile prevăzute de GDPR, inclusiv informarea adecvată și, după caz, posibilitatea intervenției umane, exprimării punctului de vedere și contestării deciziei.

8. Ce date sunt vizibile altor Utilizatori

8.1 Date despre Prestatori

Pentru funcționarea marketplace-ului, profilul unui Prestator poate afișa către Clienți informații precum numele sau denumirea profesională, fotografia ori logo-ul, categoriile și specializările, zona de prestare, portofoliul, recenziile, statusurile de verificare, calificările sau autorizațiile relevante și informațiile privind garanția oferită.

Casafy nu intenționează să afișeze public copii ale actelor de identitate, CNP-uri, date bancare sau alte informații care nu sunt necesare pentru evaluarea Prestatorului de către Client.

8.2 Date despre Clienți și solicitări

În funcție de stadiul solicitării și de mecanismul de acces la oportunitate, Casafy poate afișa Prestatorilor informații limitate despre cerere, precum categoria, descrierea, zona aproximativă, urgența și alte condiții relevante pentru a evalua compatibilitatea.

Datele de contact și informațiile de identificare mai detaliate pot fi comunicate numai atunci când sunt necesare pentru contactarea Clientului și în condițiile prevăzute de Platformă.

9. Cui putem transmite datele

În măsura necesară scopurilor descrise mai sus, datele pot fi comunicate următoarelor categorii de destinatari:

• Clienților și Prestatorilor, în măsura necesară matching-ului, comunicării și executării serviciului;
• furnizorilor de hosting, cloud, baze de date, securitate și infrastructură IT;
• furnizorilor de servicii AI utilizați pentru funcționalități precum Casafy AI;
• furnizorilor de e-mail, SMS, notificări și suport clienți;
• procesatorilor de plăți și furnizorilor de servicii de facturare sau contabilitate;
• furnizorilor de analytics, publicitate și tehnologii similare, numai în condițiile legii și, atunci când este necesar, pe baza consimțământului;
• consultanților juridici, contabili, auditorilor și altor profesioniști obligați la confidențialitate;
• autorităților publice, instanțelor sau altor organisme competente, atunci când divulgarea este impusă sau permisă de lege.

Furnizorii care prelucrează date în numele Casafy sunt contractați în condițiile art. 28 GDPR, atunci când au calitatea de persoane împuternicite de operator. Unii destinatari pot acționa ca operatori independenți pentru propriile scopuri legale, de exemplu anumite instituții financiare, autorități sau Prestatori care stabilesc propriile scopuri și mijloace de prelucrare în legătură cu serviciul contractat direct cu Clientul.

10. Transferuri de date în afara Spațiului Economic European

Unii furnizori de tehnologie utilizați de Casafy pot prelucra date în țări din afara Spațiului Economic European. În astfel de cazuri, Casafy va utiliza un mecanism de transfer recunoscut de legislația europeană, după caz, precum o decizie de adecvare a Comisiei Europene, Cadrul UE-SUA privind protecția datelor pentru entitățile participante sau Clauzele Contractuale Standard aprobate de Comisia Europeană, împreună cu măsuri suplimentare atunci când sunt necesare.

La cerere, puteți solicita informații suplimentare despre garanțiile aplicabile unui transfer concret la privacy.casafy.ro@gmail.com.

11. Cookie-uri, analytics și tehnologii similare

Casafy poate utiliza cookie-uri strict necesare pentru funcționarea și securitatea Platformei. Cookie-urile și tehnologiile similare utilizate pentru analytics, personalizare sau publicitate vor fi activate numai în condițiile prevăzute de legislația aplicabilă și, atunci când este necesar, după obținerea consimțământului.

Detaliile privind tipurile de cookie-uri, furnizorii, duratele și opțiunile de consimțământ sunt prezentate în Politica privind modulele cookie și în instrumentul de administrare a preferințelor disponibil pe Platformă.

12. Cât timp păstrăm datele

Casafy păstrează datele numai atât timp cât sunt necesare scopului pentru care au fost colectate, obligațiilor legale, securității Platformei și constatării, exercitării sau apărării unor drepturi. Perioadele pot diferi în funcție de categorie.

• Datele de cont și profil: pe durata existenței contului și, după închidere, pentru o perioadă limitată justificată de obligații legale, securitate, fraudă ori termenele de prescripție aplicabile.
• Solicitări, conversații, statusuri de job și informații asociate: pe durata necesară furnizării istoricului, suportului, garanțiilor, soluționării disputelor și exercitării drepturilor; ulterior, datele pot fi șterse sau anonimizate.
• Documentele de verificare ale Prestatorilor: numai atât timp cât este necesar verificării, menținerii statutului ori îndeplinirii obligațiilor aplicabile; Casafy poate păstra separat metadate privind efectuarea verificării.
• Date financiar-contabile: pe durata prevăzută de legislația financiar-contabilă aplicabilă.
• Loguri de securitate și prevenire a abuzurilor: pentru o perioadă proporțională cu riscul și necesitatea investigării incidentelor; anumite loguri pot fi păstrate mai mult dacă sunt implicate într-un incident, investigație sau litigiu.
• Date de marketing: până la retragerea consimțământului sau opoziție; Casafy poate păstra dovada consimțământului ori o listă minimă de excludere atât cât este necesar pentru demonstrarea respectării opțiunii.
• Date utilizate pentru recrutarea Prestatorilor fără cont: de regulă, pe perioada necesară campaniei de recrutare și pentru o perioadă rezonabilă după ultimul contact; în caz de opoziție, se păstrează numai informația minimă necesară pentru a evita contactarea ulterioară.

Datele pot rămâne pentru o perioadă limitată în copii de siguranță, conform ciclurilor tehnice de backup, fără a fi utilizate în mod obișnuit pentru alte scopuri.

13. Securitatea datelor

Casafy aplică măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscurilor asociate prelucrării. În funcție de natura datelor și de sistemele utilizate, aceste măsuri pot include controlul accesului și principiul accesului minim necesar, autentificare și protecția conturilor, criptarea comunicațiilor, jurnalizarea accesului, backup-uri, segregarea mediilor, proceduri de gestionare a incidentelor și obligații de confidențialitate pentru persoanele autorizate.

Nicio metodă de transmitere ori stocare electronică nu poate garanta securitatea absolută. Dacă identificăm un incident de securitate care reprezintă o încălcare a securității datelor cu caracter personal, vom aplica obligațiile de evaluare, documentare și, atunci când legea o impune, notificare către autoritatea competentă și/sau persoanele afectate.

14. Drepturile dumneavoastră

În condițiile GDPR, puteți beneficia de următoarele drepturi:

• dreptul de acces la datele care vă privesc;
• dreptul la rectificarea datelor inexacte sau completarea datelor incomplete;
• dreptul la ștergere, atunci când sunt îndeplinite condițiile legale;
• dreptul la restricționarea prelucrării;
• dreptul la portabilitatea datelor, pentru prelucrările eligibile;
• dreptul de opoziție la prelucrările bazate pe interes legitim și, în orice moment, la marketing direct;
• dreptul de a vă retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragere;
• drepturile aplicabile în legătură cu deciziile exclusiv automatizate, atunci când art. 22 GDPR este incident;
• dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere.

Pentru exercitarea drepturilor, ne puteți scrie la privacy.casafy.ro@gmail.com. Este posibil să solicităm informații suplimentare strict necesare pentru confirmarea identității și protejarea contului. Vom răspunde, de regulă, în termen de o lună de la primirea cererii, cu posibilitatea prelungirii în cazurile și condițiile prevăzute de GDPR.

Dacă apreciați că prelucrarea datelor dumneavoastră încalcă legislația aplicabilă, puteți depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), www.dataprotection.ro, e-mail anspdcp@dataprotection.ro.

15. Date sensibile și date despre alte persoane

Casafy nu solicită, ca regulă generală, date din categoriile speciale prevăzute de art. 9 GDPR, precum date despre sănătate, origine rasială sau etnică, opinii politice, convingeri religioase, apartenență sindicală, date genetice ori biometrice utilizate pentru identificare unică, viață sexuală sau orientare sexuală.

Nu transmiteți astfel de date decât dacă sunt strict necesare și există un temei legal adecvat. Dacă Casafy primește incidental asemenea informații, va urmări minimizarea, limitarea accesului și eliminarea lor atunci când nu sunt necesare.

Dacă furnizați date despre o altă persoană, sunteți responsabil să vă asigurați că aveți dreptul de a le transmite și că persoana respectivă este informată, atunci când legea o cere.

16. Rolul Prestatorilor după primirea datelor Clientului

Casafy facilitează conectarea dintre Client și Prestator, însă nu execută serviciul solicitat și nu este parte la contractul de prestări servicii încheiat între aceștia.

După ce un Prestator primește date despre Client pentru negocierea, programarea sau executarea serviciului și stabilește propriile scopuri și mijloace de prelucrare, Prestatorul poate avea calitatea de operator independent pentru acele prelucrări. Casafy nu controlează prelucrările efectuate independent de Prestator în afara instrucțiunilor și sistemelor Casafy.

17. Modificarea Politicii

Putem actualiza această Politică atunci când se modifică funcționalitățile Platformei, furnizorii utilizați, practicile de prelucrare sau legislația aplicabilă. Versiunea actualizată va indica data ultimei modificări.

Dacă modificările sunt semnificative și legislația impune o informare suplimentară, Casafy va utiliza mijloace rezonabile pentru a informa Utilizatorii înainte ca modificările să producă efecte.

18. Contact

Pentru întrebări, solicitări privind exercitarea drepturilor sau alte aspecte referitoare la protecția datelor, contactați: